Home Office: 3 dicas para otimizar o tempo de quem trabalha em casa
O termo Home Office já é bem conhecido no mundo e vem crescendo muito no mercado brasileiro nos últimos anos, principalmente em São Paulo, conforme aponta pesquisa – “1,5 milhão de paulistanos trabalham em casa: contingente ajuda a criar empregos perto de áreas residenciais, o que reduz engarrafamentos e estimula o comércio local.” (Fonte: Exame)
Como já diz o nome, Home Office é ter o seu escritório em casa, ou seja, trabalhar em casa. E é exatamente por isso que muita gente acaba não se adaptando ou não conseguindo bons resultados. Seja trabalhando como funcionário fixo de alguma empresa que adotou o regime home office ou mesmo trabalhando como empreendedor ou prestador de serviços freelancer, as pessoas enfrentarão os mesmos problemas ao migrarem do regime normal, de trabalho dentro da empresa, para o home office.
A primeira dificuldade que se enfrenta com a mudança mencionada acima é começar pensando que será muito mais fácil trabalhar em casa. Esse pensamento está completamente equivocado! É claro que existem algumas vantagens, como não precisar enfrentar grandes engarrafamentos, ônibus lotados, etc. Mas ilude-se quem pensa que será uma tarefa fácil apresentar bons resultados trabalhando no mesmo local onde se mora.
Para ajudar a solucionar essa dificuldade, a pessoa que está fazendo essa “migração” precisa se condicionar a pensar que está dentro da empresa, mesmo trabalhando em casa. A ausência de um chefe ao seu lado, cobrando as suas atividades, pode parecer um grande alívio para muitos, mas já vi casos de pessoas que simplesmente não rendem se não tiverem alguém lhe dizendo o que fazer e como fazer. Por isso, eu reitero: quem quer trabalhar em casa precisa ser seu próprio chefe, cobrando de si mesmo os resultados e as metas de cada dia.
Eu confesso que demorei algum tempo para me condicionar a pensar dessa maneira, mas posso dizer, com certeza, que isso me ajudou muito nesses últimos três anos.
Além do condicionamento mental, quero compartilhar outras 3 dicas que aprendi e que me ajudaram a otimizar o meu tempo e conseguir melhores resultados trabalhando no regime home office:
Dica 1: Durma bem e acorde cedo todos os dias
Hoje em dia é complicado falar em dormir bem ou dormir cedo, mas essa é, talvez, a parte mais importante de todo o processo. Uma boa noite de sono dá muito mais ânimo e motivação para começar bem o dia.
Além disso, eu aconselho que as pessoas que querem trabalhar em regime home office, acordem cedo todos os dias. E não é acordar faltando 15 minutos para começar o expediente de trabalho. Acordar cedo é acordar e ter um tempo para você mesmo. Ter tempo para tomar o seu café da manhã com calma e organizar-se para mais um dia que se inicia.
Dica 2: Organização e planejamento
Para trabalhar home office, é preciso muito mais organização e planejamento do que quando trabalhamos dentro de uma empresa.
Minha dica é que você tenha sempre um caderno em mãos e separe um tempo, antes mesmo de verificar seus e-mails, para criar a sua “agenda do dia”, ou seja, todas as atividades que você precisa realizar naquele dia, classificadas por prioridade. À medida que você for realizando as mesmas, risque da lista e prossiga para a atividade seguinte, de acordo com o grau de prioridade.
Mas para organizar bem o seu dia, você precisa planejar a sua semana e o seu mês.
Para isso, eu indico que você crie uma planilha em Excel com as atividades e suas prioridades mensais, classificadas semanal e diariamente. Mais ou menos como o exemplo abaixo:
Perceba que na 1ª semana do exemplo acima inclui um X nos dias em que cada atividade é a prioridade. Assim, você pode ter um melhor controle sobre “o que” e “quando” fazer.
Lembre-se: essa planilha é apenas um exemplo bem simplificado. Mas já pode ser útil para quem está iniciando os trabalhos em casa.
Depois de criar a sua “Planilha de Controle Mensal, Semanal e Diário”, lembre-se de abri-la todos os dias para criar a sua agenda diária. No fim de cada semana, você poderá conferir se cada atividade foi realmente finalizada no prazo indicado no início do planejamento e tomar medidas para que possíveis atrasos não acontecam ou tornem-se menos frequentes.
Pessoalmente, quando eu crio uma dessas agendas para os serviços dos meus clientes, já faço o planejamento do mês inteiro. Em alguns casos, pode ser que isso ainda não seja possível, porém, o ideal é que existam duas planilhas:
A “Planilha de Controle Mensal, Semanal e Diário” (conforme imagem do exemplo acima): para você acompanhar o andamento das atividades, dia após dia, classificadas de acordo com o grau de prioridade.
E a “Planilha Geral” (conforme imagem do exemplo abaixo): com o planejamento mensal de todos os prazos e entregas para o mês inteiro:
Perceba que, nessa planilha, o “X” está em vermelho, destacando o prazo final de entrega de cada um dos projetos do mês. Você pode criar uma “Planilha de Controle Mensal, Semanal e Diário” para cada um dos projetos mencionados no exemplo acima.
Dica 3: Pratique esportes e alimente-se bem
Pode parecer que não existe relação entre alimentação, prática de esportes e um bom rendimento profissional, mas existe sim.
Você alguma vez já foi almoçar e acabou comendo demais ou comeu algo pesado e isso fez com que a sua tarde rendesse menos? Bem, eu posso falar por experiência própria que optar por alimentos leves na hora do almoço faz com que a tarde se torne mais agradável e menos cansativa.
A prática de esportes e as atividades físicas, se executadas corretamente, também podem ser grandes aliados no rendimento de quem trabalha tanto no regime home office como no regime corporativo. Conheço muitas pessoas que, após começarem a praticar uma atividade física, sentem muito mais disposição, não apenas para trabalhar, como também têm uma qualidade de vida melhor.
Exemplo: correr três vezes por semana, mais ou menos 35 minutos a cada dia, logo de manhã, ou na hora do almoço ou até mesmo à noite, após o expediente.
Alguns poderão dizer que não conseguem encontrar tempo para praticar algum esporte, nem sequer uma corrida. Todavia, penso que, tendo uma boa noite de sono, organizando-se bem e planejando bem o seu dia, você acabará encontrando um horário, adequado à sua rotina, que poderá ser usado para essa prática.
Confira a continuação deste artigo em Home Office (Parte 2): Foco, Motivação e Disciplina.
Autor: Jefferson de Baumont